Архивы: как сохранить и не потерять?

05.03.2020 | Комментариев: 0

Сегодня многие документы создаются и хранятся в электронном виде. Это, безусловно, удобно, но в основном, это касается вновь создаваемой документации, да и то – периодически необходимо бывает иметь распечатанный на бумаге экземпляр. Что же касается архивных документов (налоговых, бухгалтерских, кадровых, документов ЗАГС и т.п.), то очень многие из них по-прежнему хранятся в бумажном виде, а срок их хранения может составлять десятки лет! И они могут занимать огромное количество места, многие организации сталкиваются с нехваткой пространства под архивы. Многим знакомы эти бесконечные завалы коробок или громоздкие шкафы в офисах. Кто-то арендует отдельное офисное помещение, но это – дополнительные затраты, чаще всего немалые. Как решить эту проблему?

Можно обратиться в компании, предоставляющие услуги по хранению архивной документации на специальных складах. На таких складах организованы боксы для хранения документов , в которых поддерживаются определенные температура и влажность (ведь бумага портится и покрывается плесенью, если хранить ее неправильно). В помещениях складов обязательно присутствует противопожарная сигнализация и охрана 24 часа в сутки, документы хранятся в специальных коробках для защиты от пыли, размещаются коробки на удобных стеллажах. Доступная к аренде площадь начинается с 1 квадратного метра. Причем, для сотрудников организаций, чьи документы хранятся на складе, доступ туда возможен в любое время дня и ночи (доверенные лица указываются в договоре, чужих на склад не пустят!).
 
Сегодня многие организации занимаются оцифровкой и переводом своих архивов в электронную форму, но процесс это не быстрый. Поэтому аренда специального помещения – это не только способ освободить место в офисе, но и сохранить ценную архивную бумажную документацию в ее исходном состоянии.